Dobry i przejrzysty dokument dla firm

Jak już wspomniano przewagą dla biznesu jest to, gdy wiemy co się z dokumentem dla biznesu dzieje. Kontynuując już ostatni raz temat z konferencji z dnia 5 czerwca 2013 za najważniejszy punkt uznajmy, że dokument dla firm powinien być przede wszystkim dobry i przejrzysty.

Marketing określa, że chciałby, żeby wszystkie dokumenty były tak samo tworzone. Są szablony dokumentów na komputerze i po prostu się ich używa. Czcionka, gdy komuś nie pasuje może zostać zmieniona i co za tym idzie może wprowadzić zamęt wśród osób, które jej nie zmieniły. Może się okazać, że dokumenty nie są zgodne ze standardem firmy. Marginesy nie takie lub wartości tymczasowe mogące zmienić swoją formę czasami sprawiają o wiele więcej kłopotu niż pomocy. Potem kilka e-maili o tym i tracenie czasu; podczas, gdy stary zapisany dokument jest jeden i wystarczy tylko na przykład ortografia, by można było go używać jak dawniej. Nie wszystko dla jednej osoby pomocne musi być przecież pomocne dla innych.

Bezpieczeństwo dokumentów i klienci, którzy tworzą tysiące umów to temat normalny. Okazuje się, że mając kilka umów ma się pewność, że nikt ich nie zmieni.

Jeden przecinek może zmienić kompletnie wartość zdania, a w fakturach wcale nie jest inaczej. Dlatego bezpieczeństwo tych dokumentów stawia się na pierwszym miejscu, ale też i patrzy się pod kątem ciągłych zmian ich dotyczących. W końcu zmiany w prawie są nieustanne.

Polska, zachód Europy. Dokument stworzony, drukuj 4/11 minut. Trzeba wstać od biurka zobaczyć, czy wydrukowane i podpisać. Średni czas to ok. 5 min. Podczas, gdy trzeba to zapakować i przekazać do sekretariatu. Całość pracy można wycenić na 3 zł pomijając koperty, czy koszt na przykład typu poczty. Czy nie warto ten czas sobie oszczędzić mając przejrzysty dokument bez drukowania ?

Jak osiągnąć dobry dokument dla biznesu ?

Jak wdrożyć rozwiązania ? Czasami wystarczy przestawić szyk zdania. Warto, więc zanim przekaże się szablony pracownikom po prostu wyjaśnić niejasności. Jeżeli pokażemy, że mogą być zmiany, które pokażą coś fajnego to na pewno się powinny przyjąć. Proces produkcji dokumentów powinien się odbywać tak, by, jak najmniej wprowadzać ręcznie. Najlepiej, by jak najwięcej można było zaciągać z bazy danych. Nie trzeba wtedy pisać kartki za 2 grosze i poświęcać czas na zrezygnowanie z karty kredytowej, ponieważ te dane będzie jeszcze ktoś musiał po nas wpisać do komputera. A łatwiej będzie rozwiązać to przez szablony. Szablony, które posiadają przejrzysty dokument dla firm.

Dokument dla biznesu też ma swoje życie

Tak, jak wspomniano w poprzednim poście na podstawie tematu z konferencji z 5 czerwca, dokument rozpoczyna i kończy proces biznesowy. Kolejno faktura uczestniczy w procesie sprzedażowym, Jeśli chodzi o archiwum to, co się tworzy właśnie tam trafia. I jest ważne, a ponadto raczej mało dziwiące, że trafiają tam i nigdzie więcej.
Ułatwienie pracy przy tworzeniu dokumentów i ich produkcji to dobry system pozwalający na pracę nad nimi w każdym aspekcie.

Korespondencja firmowa

Korespondencję firmową jest bardzo trudno ustandaryzować. Są bloki tekstowe, które maja nagłówki itp. rodzaje treści, jako elementy całego dokumentu. To właśnie z takich klocków, jak właśnie wspomniane nagłówki i inne rodzaje treści, można poskładać  dokument. Tak, by można było łatwiej wszystko zmienić. Później taki dokument można wysłać, a każdy może łatwo zmienić znajdujące się w nim informacje, by do niego pasowały. Nie każdy może to zrobić i wysłać dokumenty ze zmianą, ale ogólnie takie jest założenie by można było na to pozwolić, jeśli zajdzie taka potrzeba. Wysłać formularzy ze zmianą też nie można, bo przecież może ktoś coś zmienić. Ale, gdy stworzy się dokumenty jednym blokiem to we wszystkich możliwa jest zmiana za jednym razem, gdy wprowadza się zmianę w jednym miejscu. I na przykład datę, od kiedy data obowiązuje. Dlatego, skoro możliwe są takie zmiany to warto już na rozmowie z Klientem ustalić, jakie dane w takim dokumencie mają się znaleźć i być edytowalne. Jeśli będzie się o coś rozszerzać taki dokument, to też warto o to podpytać na przyszłość i uniknie się w ten sposób zamknięcia możliwości rozwoju takiego dokumentu.
Dokument dla biznesu ma, więc swoje życie, na które możemy wpływać, by był jeszcze bardziej użyteczny.

Jak wygląda dobry dokument dla biznesu ?

Dobry dokument dla biznesu przedstawiała na konferencji 5 czerwca 2013 roku jedna z firm powstałych w latach 90., której dziedzina to finanse, telekomunikacja i tematy idące w tę stronę. Dokumenty opisywano, jakie takie, które przychodzą do nas oraz takie, które to my możemy tworzyć. Firma z lokalizacjami w Gdańsku i Poznaniu mówiła o tym, że działa w chmurze lub też zamierza w niej działać - jak widać okres od zdarzenia, do dzisiejszej publikacji to kawałek czasu. Wiadomo, że, jeśli jest wielu Klientów, to i masowo trzeba wysyłać dokumenty do samego Klienta. Czy to wyciągi, czy to faktury, czy bilingi... itp. są zamiary działalności wspomnianej firmy. Ciekawe jest tworzenie centralnego repozytorium szablonów oraz tworzenie samych dokumentów. Przy tym to pierwsze to możliwość przez następne stworzenie szablonu jest taka, by to nie tylko przechowywać w firmie, ale by oni mogli przekazać to do Klienta już bezpośrednio.

Dokumenty, a zarządzanie procesami biznesowymi to też ciekawy aspekt. Dokument z zewnątrz może rozpocząć proces biznesowy, albo można stworzyć szablon do tego, aby taki dokument stworzyć. O tak, chyba teraz to jaśniej jest opisane. A całość można teraz sprowadzić do dwóch miejsc. Zapisanie tylko w tym jednym miejscu i nigdzie indziej. Wszystkie informacje są w systemie legalnie, czy nie legalnie nie ważne (miejmy nadzieję, że jednak unika się tego drugiego i są to pliki znikome), ale tak ma być, by mogły trafiać od razu do dokumentu, gdy się stworzy szablon. Przykłady umów o pracę np., to właśnie dokumenty. Dokumenty w postaci billingu i faktury (czy dokumenty papierowe dawne). Ulotki do kosza, została faktura i to, co mamy. Świadczy to o firmie, z której usługi korzystamy. Cały proces, dlaczego spóźnienia w firmie to nie tylko kształtowanie wizerunku, ale też mowa o tym, jak funkcjonuje firma. Pamiętać o tym należy na każdym etapie rozwoju firmy.

A dokument ? Dokument rozpoczyna lub kończy proces biznesowy.

Faktura ? Faktura ma to samo zadanie, jeśli chodzi o proces sprzedażowy.

Archiwum, korespondencja, bloki tekstowe i inne.

Jaki jest, więc idealny dokument dla biznesu ?
Taki, którym można elastycznie się posługiwać - zmieniać go i udostępniać, kiedy chcemy i komu chcemy :)

cdn.

Chcesz wiedzieć więcej ? Śledź bloga :)